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Purpose and Scope
KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. is part of the KUEHNE + NAGEL corporate group, following the same corporate culture of the Group and adopting the same standards of conduct.

In order to comply with the requirements of Portuguese Decree-Law n.º 109-E/2021, of 9 of December, it is hereby established the guiding principles of conduct in addition to those already provided in the Kuehne+Nagel Code of Conduct (hereafter referred to as “Code of Conduct”), which should also be adopted by the members of KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A., in the performance of their duties.

The Code of Conduct applies to all managers and employees of KUEHNE +NAGEL IT SERVICES, S.A. (hereafter referred to as “Members”). All Members are obliged to comply with the principles established in this Addendum when carrying out their duties. In case of doubt, they are expected to act according to the rules of common sense and in accordance with the spirit of the Code of
Conduct and the Addendum.

1. Reporting infringements

KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. has implemented an internal whistleblowing channel, which enables the reporting of facts related to corruption and related offences, as well as any other non-compliance conducts that may involve the commitment of an infringement (e.g., harassment or discrimination issues, breach of rules of the Code of Conduct), completely anonymously and
confidentially.

To this end, KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A.’s internal whistleblowing channel policy contains a set of internal rules and procedures for receiving, registering and processing reports of infringements, in accordance with Portuguese Law n.º 93/2021, of 20th of December.

2. Corruption and Related Offences
KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. repudiates any practice of corruption or related offences, imposing on its members strict compliance with the law, the Code of Conduct and internal policies, both in internal and external relations, and regardless of whether the relationship is established with private or public entities.

All members must comply with the applicable national and international legal rules regarding the prevention of corruption and related offences. KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. repudiates the practice of any behaviour that might constitute the commission of a crime of corruption or any related offences, adopting the appropriate internal acts to prevent its occurrence, to cease any infringing conduct, as well as to reduce the impact of the risks and situations identified.

Under the terms of the General Regime for the Prevention of Corruption, approved by Portuguese Decree-Law n.º 109-E/2021, of 9th of December, should be considered as corruption and related offences the acts that may constitute the practice of a crimes of corruption, undue receipt and offering of an advantage, embezzlement, economic participation in business, fraudulent receipt of economic benefit, abuse of power, prevarication, influence peddling, money laundering or fraud in obtaining or diverting a subsidy, grant or credit, as provided for in the Penal Code.

For the purposes of the Code of Conduct and this Addendum, the concepts of corruption and related offences and the respective framework are as follows:

3. Non-compliance

Failure to comply with the rules of conduct set out in Code of Conduct and its Addendum may give rise to disciplinary and/or criminal liability.

Failure to comply with the duties of conduct may result in the following disciplinary sanctions being applied to members, in the exercise of disciplinary power and under the provision of article 328.º of the Portuguese Labour Code, depending on the seriousness of the violation, the degree of guilt and the consequences of the misconduct:

• Reprimand;
• Registered reprimand;
• Financial penalty;
• Loss of holiday days;
• Suspension from work with loss of salary and seniority;
• Dismissal without indemnification or compensation.

It should also be noted that the practice by any member of act that could constitute a crime of corruption or any related offences is punishable under the Portuguese Penal Code (hereafter referred to as “Penal Code”) by imprisonment or a fine. Without prejudice to any penalty increase applicable to the specific case, the maximum penalties laid down in general terms are listed below:

• The crime of active corruption is punishable by up to 5 years of imprisonment, under the terms of article 374 of the Penal Code;
• The crime of passive corruption for lawful act is punishable by up to 8 years of imprisonment, under the terms of article 373 of the Penal Code;
• The crime of undue receipt of an advantage is punishable by up to 5 years of imprisonment, under the terms of article 372 of the Penal Code;
• The crime of embezzlement is punishable by up to 8 years of imprisonment, under the terms of article 375 of the Penal Code;
• The crime of economic participation in business is punishable by up to 5 years of imprisonment or with a fine penalty, under the terms of article 377 of the Penal Code;
• The crime of fraudulent receipt of economic benefit by officer is punishable by up to 8 years of imprisonment, under the terms of article 379 of the Penal Code;
• The crime of abuse of power is punishable by up to 3 years of imprisonment or with a fine penalty, under the terms of article 382 of the Penal Code;
• The crime of prevarication is punishable by up to 8 years of imprisonment, under the terms of article 369 of the Penal Code;
• The crime of influence peddling is punishable by up to 5 years of imprisonment, under the terms of article 335 of the Penal Code;
• The crime of money laundering is punishable by up to 12 years of imprisonment, under the terms of article 368-A of the Penal Code; and
• The crime of fraud in obtaining a subsidy, grant or credit is punishable by up to 8 years of imprisonment, under the terms of article 36 of Decree-Law

No. 28/84 of 20 January, which foresees anti-economic offences and offences against public health.

For each infringement of the rules set out in the Code of Conduct and this Addendum, KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. will draw up a report identifying the rules infringed, the penalty applied, as well as the measures adopted or to be adopted, namely within the scope of the internal control system implemented, as set out in Article 7, n.º 3 of Decree-Law nº. 109-E/2021 of 9th of December.

4. Implementation, Monitoring and Evaluation of the Code of Conduct
All members of KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. are obliged to comply with the rules set out in the Code of Conduct and its Addendum, as well as the policies and regulations established for the companies in the KUEHNE + NAGEL group.
The Code of Conduct is monitored by the Regulatory Compliance Officer appointed by KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. who is responsible for assessing compliance with the principles, values and rules of conduct set out in the Code of Conduct.

5. Training
KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. ensures that an internal training programme is carried out for all its members so that they are aware of the rules and procedures implemented for the prevention of corruption and related offences, as well as the other rules of conduct established in the Code of Conduct and internal policies, which should guide their behaviour.

The training provided will be adapted to the functions performed by the members, considering the different tasks carried out and consequently the different degrees of exposure to the risks identified.

6. Publicity
The Code of Conduct is made available internally via the intranet to all members. KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. takes the necessary measures to ensure that its Code of Conduct and Addendum are known to all its members.

7. Review
The Code of Conduct is reviewed every three years.

The Code of Conduct will be revised extraordinarily whenever there is any change in the duties set out on the Code of Conduct, any change on the organisation or corporate structure of the company, and any change in the applicable legislation or due to the implementation of improvement actions that justify the revision of the elements set out in the Code of Conduct or in this Addendum to the Code of Conduct.

Finalidade e Âmbito

A KÜHNE + NAGEL, S.A. integra o grupo societário KUEHNE + NAGEL, seguindo a mesma cultura empresarial do Grupo e adotando os mesmos padrões de conduta.

A KÜHNE + NAGEL, S.A. faz seu o Código de Conduta (doravante como “Código de Conduta”) estabelecido para as empresas do grupo KUEHNE + NAGEL, adotando e implementado na sua estrutura todas as regras aí previstas, assim como as regras previstas nas políticas e regulamentos estabelecidos para as empresas do grupo KUEHNE + NAGEL.

O Código de Conduta aplica-se a todos os dirigentes e trabalhadores da KÜHNE + NAGEL, S.A. (doravante designados como “Membros”). Todos os Membros encontram-se obrigados a aderir aos princípios estabelecidos no presente Código de Conduta no exercício das suas funções. Em caso de dúvida, esperase que ajam de acordo com as regras do bom-senso senso e de acordo com o espírito do Código de Conduta.

Com o objetivo de dar cumprimento ao exigido pelo Decreto-Lei n.º 109-E/2021 de 9 de dezembro, estabelece-se no presente instrumento, os princípios orientadores de conduta que acrescem aos já previstos no Código de Conduta e os quais deverão ser igualmente adotados pelos membros da KÜHNE + NAGEL, S.A. no exercício das suas funções.

1. Denunciar infrações

A KÜHNE + NAGEL, S.A. tem implementado um canal de denúncia interna, que permite a participação de factos relacionados com a corrupção e infrações conexas, bem como qualquer outro incumprimento que possa envolver a prática de infração (por exemplo questões de assédio ou discriminação, violação de regras do Código de Conduta), de forma totalmente anónima e confidencial.

Para o efeito encontra-se previsto no Regulamento do canal de denúncia interna da KÜHNE + NAGEL, S.A. o conjunto de regras e procedimentos internos para a receção, registo e tratamento de denúncias de infrações, em conformidade com a Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro.

2. Corrupção e Infrações conexas

A KÜHNE + NAGEL, S.A. repudia qualquer prática de corrupção ou infrações conexas, impondo aos seus membros o rigoroso cumprimento da lei, do Código de Conduta e das políticas internas, tanto nas relações internas e externas, e independentemente da relação se estabelecer com entidades privadas ou com entidades públicas.

Todos os membros devem cumprir as normas nacionais e internacionais aplicáveis em matéria de combate à corrupção e infrações conexas, a KÜHNE + NAGEL, S.A. repudia a prática de qualquer comportamento suscetível de consubstanciar a prática de um crime de corrupção ou de qualquer infração conexa, adotando os atos internos adequados a prevenir a sua ocorrência, a cessar uma eventual conduta infratora, assim como a reduzir o impacto dos riscos e situações identificadas.

Nos termos do Regime Geral de Prevenção da Corrupção, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 109-E/2021, de 9 de dezembro, entende-se por corrupção e infrações conexas os crimes de corrupção, recebimento e oferta indevidos de vantagem, peculato, participação económica em negócio, concussão, abuso de poder, prevaricação, tráfico de influência, branqueamento ou fraude na obtenção ou desvio de subsídio, subvenção ou crédito, previstos no Código Penal.

Para efeitos do estabelecido no Código de Conduta e na presente Adenda, os conceitos de corrupção e infrações conexas e o respetivo enquadramento são os seguintes:

3. Incumprimento

O incumprimento das regras de conduta previstas no Código de Conduta da KÜHNE + NAGEL, S.A. pode dar origem a responsabilidade disciplinar e/ou penal.

O incumprimento dos deveres de conduta poderá determinar a aplicação aos membros, no exercício do poder disciplinar e ao abrigo do disposto no artigo 328.º do Código de Trabalho, consoante a gravidade da violação, o grau de culpa do infrator e as consequências do ato, das seguintes sanções disciplinares:

• Repreensão;
• Repreensão registada;
• Sanção pecuniária;
• Perda de dias de férias;
• Suspensão do trabalho com perda de retribuição e de antiguidade;
• Despedimento sem indemnização ou compensação.

Acresce referir que, a prática por qualquer membro de conduta suscetível de configurar a prática de crime de corrupção ou infrações conexas é punível ao abrigo do Código Penal com pena de prisão ou multa. Sem prejuízo de eventuais Página 9 de 11 agravamentos de pena aplicáveis ao caso concreto, enunciam-se infra as penas máximas previstas nos termos gerais:

• A prática do crime de corrupção ativa é punível com a pena máxima de 5 anos de prisão, nos termos do artigo 374.º do Código Penal;
•  A prática do crime corrupção passiva é punível com a pena máxima de 8 anos de prisão; nos termos do artigo 373.º do Código Penal;
• A prática do crime de recebimento indevido de vantagem é punível com a pena máxima de 5 anos de prisão, nos termos do artigo 372.º do Código Penal;
• A prática do crime de peculato é punível com a pena máxima de 8 anos de prisão, nos termos do artigo 375.º do Código Penal;
• A prática do crime de participação económica em negócio é punível com a pena máxima de 5 anos de prisão ou multa, nos termos do artigo 377.º do Código Penal;
• A prática do crime de concussão é punível com a pena máxima de 8 anos de prisão, nos termos do artigo 379.º do Código Penal;
• A prática do crime de abuso de poder é punível com a pena máxima de 3 anos de prisão ou multa, nos termos do artigo 382.º do Código Penal;
• A prática do crime de prevaricação é punível com a pena máxima de uma pena máxima de 8 anos de prisão, nos termos do artigo 369.º do Código Penal;
• A prática do crime de tráfico de influências é punível com a pena máxima de 5 anos de prisão, nos termos do artigo 335.º do Código Penal;
• A prática do crime de branqueamento é punível com a pena máxima de 12 anos de prisão, nos termos do artigo 368.º-A do Código Penal;
• A prática do crime de fraude na obtenção de subsídio, subvenção ou crédito é punível com a pena máxima de 8 anos de prisão, nos termos do artigo 36.º do Decreto-Lei n.º 28/84 de 20 de janeiro, que prevê as infrações antieconómicas e contra a saúde pública.

Por cada infração às regras estabelecidas no presente Código de Conduta será pela KÜHNE + NAGEL, S.A. elaborado um relatório do qual consta a identificação das regras violadas, da sanção aplicada, bem como das medidas adotadas ou a adotar, nomeadamente no âmbito do sistema de controlo interno implementado, conforme estabelecido no n.º 3 do artigo 7.º do Decreto-Lei n.º 109-E/2021, de 9 de dezembro.

4. Implementação, Acompanhamento e Avaliação do Código de Conduta

Todos os membros da KÜHNE + NAGEL, S.A. encontram-se obrigados ao cumprimento das regras previstas no Código de Conduta, assim como nas políticas e regulamentos estabelecidos para as empresas do grupo KUEHNE + NAGEL.

O Código de Conduta é objeto de acompanhamento pelo Responsável pelo Cumprimento Normativo nomeado pela KÜHNE + NAGEL, S.A., o qual é encarregue da avaliação do respeito pelos princípios, valores e regras de conduta estabelecidas no mencionado Código de Conduta.

5. Formação

A KÜHNE + NAGEL, S.A. assegura a realização de um programa de formação interna a todos os seus membros, de modo que as regras e procedimentos de prevenção da corrupção e infrações conexas implementados, assim como as demais regras de conduta estabelecidas no Código de Conduta e políticas internas, pelas quais deverão pautar os seus comportamentos, sejam do seu devido conhecimento.

A formação ministrada será adaptada às funções desempenhadas pelos membros, tendo em conta as funções exercidas e consequentemente a diferente exposição aos riscos identificados.

6. Publicidade O Código de Conduta é disponibilizado internamente, através da intranet, a todos os membros.

A KÜHNE + NAGEL, S.A. adota as medidas necessárias para garantir que o seu Código de Conduta é do conhecimento de todos os seus membros e, em particular, dos que iniciam funções.

7. Revisão O Código de Conduta é revisto a cada três anos.

O Código de Conduta será revisto extraordinariamente sempre que ocorra alteração nas atribuições ou na estrutura orgânica ou societária da sociedade, da legislação aplicável ou em virtude da implementação de ações de melhoria que justifiquem a revisão dos elementos previstos no Código de Conduta ou na presente Adenda ao Código de Conduta. 

ADDENDUM I

Finalidade e Âmbito

A KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. integra o grupo societário KUEHNE + NAGEL, seguindo a mesma cultura empresarial do Grupo e adotando os mesmos padrões de conduta.

A KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. faz seu o Código de Conduta (doravante como “Código de Conduta”) estabelecido para as empresas do grupo KUEHNE + NAGEL, adotando e implementado na sua estrutura todas as regras aí previstas, assim como as regras previstas nas políticas e regulamentos estabelecidos para as empresas do grupo KUEHNE + NAGEL.

O Código de Conduta aplica-se a todos os dirigentes e trabalhadores da KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. (doravante designados como “Membros”). Todos os Membros encontram-se obrigados a aderir aos princípios estabelecidos no presente Código de Conduta no exercício das suas funções. Em caso de dúvida, espera-se que ajam de acordo com as regras do bom-senso senso e de acordo com o espírito do Código de Conduta.

Com o objetivo de dar cumprimento ao exigido pelo Decreto-Lei n.º 109-E/2021 de 9 de dezembro, estabelece-se no presente instrumento, os princípios orientadores de conduta que acrescem aos já previstos no Código de Conduta e os quais deverão ser igualmente adotados pelos membros da KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. no exercício das suas funções.

1. Denunciar infrações

A KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. tem implementado um canal de denúncia interna, que permite a participação de factos relacionados com a corrupção e infrações conexas, bem como qualquer outro incumprimento que possa envolver a prática de infração (por exemplo questões de assédio ou discriminação, violação de regras do Código de Conduta), de forma totalmente anónima e confidencial.

Para o efeito encontra-se previsto no Regulamento do canal de denúncia interna da KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. o conjunto de regras e procedimentos internos para a receção, registo e tratamento de denúncias de infrações, em conformidade com a Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro.

2. Corrupção e Infrações conexas

A KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. repudia qualquer prática de corrupção ou infrações conexas, impondo aos seus membros o rigoroso cumprimento da lei, do Código de Conduta e das políticas internas, tanto nas relações internas e externas, e independentemente da relação se estabelecer com entidades privadas ou com entidades públicas.

Todos os membros devem cumprir as normas nacionais e internacionais aplicáveis em matéria de combate à corrupção e infrações conexas, a KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. repudia a prática de qualquer comportamento suscetível de consubstanciar a prática de um crime de corrupção ou de qualquer infração conexa, adotando os atos internos adequados a prevenir a sua ocorrência, a cessar uma eventual conduta infratora, assim como a reduzir o impacto dos riscos e situações identificadas.

Nos termos do Regime Geral de Prevenção da Corrupção, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 109-E/2021, de 9 de dezembro, entende-se por corrupção e infrações conexas os crimes de corrupção, recebimento e oferta indevidos de vantagem, peculato, participação económica em negócio, concussão, abuso de poder, prevaricação, tráfico de influência, branqueamento ou fraude na obtenção ou desvio de subsídio, subvenção ou crédito, previstos no Código Penal.

Para efeitos do estabelecido no Código de Conduta e na presente Adenda, os conceitos de corrupção e infrações conexas e o respetivo enquadramento são os seguintes:

3. Incumprimento

O incumprimento das regras de conduta previstas no Código de Conduta da KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. pode dar origem a responsabilidade disciplinar e/ou penal. O incumprimento dos deveres de conduta poderá determinar a aplicação aos membros, no exercício do poder disciplinar e ao abrigo do disposto no artigo 328.º do Código de Trabalho, consoante a gravidade da violação, o grau de culpa do infrator e as consequências do ato, das seguintes sanções disciplinares:

• Repreensão;
• Repreensão registada;
• Sanção pecuniária;
• Perda de dias de férias;
• Suspensão do trabalho com perda de retribuição e de antiguidade;
• Despedimento sem indemnização ou compensação.

Acresce referir que, a prática por qualquer membro de conduta suscetível de configurar a prática de crime de corrupção ou infrações conexas é punível ao abrigo do Código Penal com pena de prisão ou multa. Sem prejuízo de eventuais agravamentos de pena aplicáveis ao caso concreto, enunciam-se infra as penas máximas previstas nos termos gerais:

• A prática do crime de corrupção ativa é punível com a pena máxima de 5 anos de prisão, nos termos do artigo 374.º do Código Penal;
• A prática do crime corrupção passiva é punível com a pena máxima de 8 anos de prisão; nos termos do artigo 373.º do Código Penal;
• A prática do crime de recebimento indevido de vantagem é punível com a pena máxima de 5 anos de prisão, nos termos do artigo 372.º do Código Penal;
• A prática do crime de peculato é punível com a pena máxima de 8 anos de prisão, nos termos do artigo 375.º do Código Penal;
• A prática do crime de participação económica em negócio é punível com a pena máxima de 5 anos de prisão ou multa, nos termos do artigo 377.º do Código Penal;
• A prática do crime de concussão é punível com a pena máxima de 8 anos de prisão, nos termos do artigo 379.º do Código Penal;
• A prática do crime de abuso de poder é punível com a pena máxima de 3 anos de prisão ou multa, nos termos do artigo 382.º do Código Penal;
• A prática do crime de prevaricação é punível com a pena máxima de uma pena máxima de 8 anos de prisão, nos termos do artigo 369.º do Código Penal;
• A prática do crime de tráfico de influências é punível com a pena máxima de 5 anos de prisão, nos termos do artigo 335.º do Código Penal;
• A prática do crime de branqueamento é punível com a pena máxima de 12 anos de prisão, nos termos do artigo 368.º-A do Código Penal;
• A prática do crime de fraude na obtenção de subsídio, subvenção ou crédito é punível com a pena máxima de 8 anos de prisão, nos termos do artigo 36.º do Decreto-Lei n.º 28/84 de 20 de janeiro, que prevê as infrações antieconómicas e contra a saúde pública.

Por cada infração às regras estabelecidas no presente Código de Conduta será pela KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. elaborado um relatório do qual consta a identificação das regras violadas, da sanção aplicada, bem como das medidas adotadas ou a adotar, nomeadamente no âmbito do sistema de controlo interno implementado, conforme estabelecido no n.º 3 do artigo 7.º do DecretoLei n.º 109-E/2021, de 9 de dezembro.

4. Implementação, Acompanhamento e Avaliação do Código de Conduta

Todos os membros da KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. encontram-se obrigados ao cumprimento das regras previstas no Código de Conduta, assim como nas políticas e regulamentos estabelecidos para as empresas do grupo KUEHNE + NAGEL.

O Código de Conduta é objeto de acompanhamento pelo Responsável pelo Cumprimento Normativo nomeado pela KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A., o qual é encarregue da avaliação do respeito pelos princípios, valores e regras de conduta estabelecidas no mencionado Código de Conduta.

5. Formação

A KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. assegura a realização de um programa de formação interna a todos os seus membros, de modo que as regras e procedimentos de prevenção da corrupção e infrações conexas implementados, assim como as demais regras de conduta estabelecidas no Código de Conduta e políticas internas, pelas quais deverão pautar os seus comportamentos, sejam do seu devido conhecimento.

A formação ministrada será adaptada às funções desempenhadas pelos membros, tendo em conta as funções exercidas e consequentemente a diferente exposição aos riscos identificados.

6. Publicidade

O Código de Conduta é disponibilizado internamente, através da intranet, a todos os membros.

A KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. adota as medidas necessárias para garantir que o seu Código de Conduta é do conhecimento de todos os seus membros e, em particular, dos que iniciam funções.

7. Revisão

O Código de Conduta é revisto a cada três anos.

O Código de Conduta será revisto extraordinariamente sempre que ocorra alteração nas atribuições ou na estrutura orgânica ou societária da sociedade, da legislação aplicável ou em virtude da implementação de ações de melhoria que justifiquem a revisão dos elementos previstos no Código de Conduta ou na presente Adenda ao Código de Conduta.

Índice

• A. Introdução………………………………………………………………………………………3
• B. Denunciantes ........................................................................................................ 3
• C. Infrações ..................................................................................................................4
• D. Canal de Denúncia ...............................................................................................5
• E. Procedimento .........................................................................................................6
• F. Confidencialidade ..................................................................................................7
• G. Proteção de dados pessoais .............................................................................7
• H. Arquivo .....................................................................................................................8
• I. Proteção de Denunciantes ..................................................................................8

A. Introdução

O presente regulamento define os procedimentos e regras a adotar em matéria de comunicação, receção, seguimento e arquivo de denúncias de infrações praticadas na empresa, ou através da empresa KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A..

Os procedimentos alinham as práticas da KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. com o Regime Geral de Proteção dos Denunciantes, previsto pela Lei n.º 93/2021 de 20 de dezembro, assegurando uma proteção eficaz dos denunciantes.

O canal de denúncia interna permite a apresentação e o seguimento seguros de denúncias, garantindo a exaustividade, integridade e conservação das mesmas, a confidencialidade da identidade do denunciante ou o anonimato do denunciante, e a confidencialidade da identidade de terceiros mencionados na denúncia.

A KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. é uma organização responsável que se rege por elevados padrões éticos, entendendo que a denúncia de eventuais infrações praticadas na empresa ou através da mesma se afigura essencial ao seu sucesso e reputação.

B. Denunciantes

Têm legitimidade para recorrer ao canal de denúncia interna da KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A., enquanto “Denunciantes”:

• Trabalhadores;
• Prestadores de serviços, contratantes, subcontratantes, fornecedores e quaisquer pessoas que atuem sob sua supervisão ou direção;
• Titulares de participações sociais e as pessoas pertencentes a órgãos de administração ou de gestão ou a órgãos fiscais ou de supervisão de pessoas coletivas, incluindo membros não executivos; e
• Voluntários e estagiários.

C. Infrações

Consideram-se “infrações” suscetíveis de serem denunciadas através do canal de denúncia implementado todos os atos ou omissões, contrários à lei, referentes aos domínios de:

• Contratação pública;
• Serviços, produtos e mercados financeiros e prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo;
• Segurança e conformidade dos produtos;
• Segurança dos transportes;
• Proteção do ambiente;
• Proteção contra radiações e segurança nuclear;
• Segurança dos alimentos para consumo humano e animal;
• Saúde animal e bem-estar animal;
• Saúde pública;
• Defesa do consumidor;
• Proteção da privacidade e dos dados pessoais e segurança da rede e dos sistemas de informação;
• Fraude e quaisquer outras atividades ilegais lesivas dos interesses financeiros;
• Regras do mercado interno, incluindo as regras de concorrência e auxílios estatais, bem como as regras de fiscalidade societária;
• Casos de criminalidade violenta, especialmente violenta e altamente organizada; e
• Casos de criminalidade organizada e económico-financeira (crimes de corrupção, recebimento indevido de vantagem, participação económica em negócio, peculato, tráfico de influência, branqueamento de capitais).

As denúncias apresentadas através do canal de denúncia que excedam este âmbito não estão abrangidas pela proteção prevista no Regime Geral de Proteção dos Denunciantes, previsto pela Lei n.º 93/2021 de 20 de dezembro, nem seguem os procedimentos legalmente estabelecidos para efeitos de receção e seguimento das denúncias.
O Denunciante poderá também fazer uso do canal de denúncia interna da KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. para reportar atos de que tenha conhecimento, praticados no seio da empresa, respeitantes a infrações que excedam o âmbito das matérias abrangidas pela proteção (por exemplo: assédio, discriminação, conflito de interesses, perseguição ou violação de regras previstas no Código de Conduta e que não digam respeito às matérias elencadas supra. Nestes casos, a KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. promoverá igualmente o adequado seguimento de tais denúncias, proibindo retaliações sobre o denunciante, desde que este tenha atuado de boa-fé.

As denúncias apresentadas através do canal de denúncia, poderão incluir infrações já cometidas, que estejam a ser praticadas ou cuja prática se possa razoavelmente prever, bem como tentativas de ocultação de tais infrações.

A denúncia de uma infração pode ter por fundamento informações obtidas numa relação profissional entretanto cessada, bem como durante o processo de recrutamento ou durante outra fase de negociação pré-contratual de uma relação profissional constituída ou não.

D. Canal de Denúncia

A denúncia de uma infração deverá ser efetuada através de apresentação de comunicação escrita remetida pela ferramenta disponível online, através do link: https://secure.ethicspoint.eu/domain/media/pteu/gui/107315/index.html. 

Todas as denúncias deverão ser submetidas através do canal de denúncia que, para efeitos de receção, será operado externamente. No entanto, o seguimento das denúncias será operado internamente pelo responsável do canal de denúncia, designado para o efeito pela KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A..

No caso de serem denunciados factos que envolvam a participação do responsável do canal de denúncia, como suspeito da prática da infração, será dado conhecimento da denúncia ao Conselho de Administração e designada a pessoa ou serviço que dará devido seguimento à denúncia internamente, desenvolvendo-se todo o procedimento interno de investigação sem a participação do suspeito, sem prejuízo do direito ao contraditório que este poderá exercer no momento próprio para o efeito.

E. Procedimento

Após a apresentação da denúncia, a KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. dispõe do prazo de 7 dias para proceder à notificação ao Denunciante da sua receção, desde que este tenha identificado na denúncia, pelo menos, um contacto (endereço de e-mail ou morada).

A KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. ficará responsável pelo seguimento da denúncia, praticando todos os atos internos que se revelarem adequados à verificação do alegado na denúncia e, se for caso disso, à cessação da infração denunciada, através da abertura de um inquérito interno ou da comunicação à autoridade competente (Ministério Público, órgão de polícia criminal, autarquias locais, entre outros) para investigação da factualidade denunciada.

A KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. comunica ao Denunciante, de forma fundamentada, e no prazo de 3 meses a contar da receção da denúncia, as medidas previstas e adotadas para o seu seguimento.

O Denunciante pode requerer, a qualquer momento, à KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. que lhe seja dado conhecimento do resultado da análise efetuada à denúncia, no prazo de 15 dias após a conclusão do processo.

De salientar que a empresa apenas está obrigada ao cumprimento das notificações ao Denunciante, nos prazos estabelecidos, se forem dados a conhecer contactos para o efeito. Em caso de denúncia anónima sem o fornecimento de qualquer contacto para efeito de notificação, não serão realizadas as mencionadas comunicações.

Em todo o procedimento será sempre garantida a exaustividade, integridade e conservação da denúncia, a confidencialidade da identidade ou o anonimato dos denunciantes e a confidencialidade da identidade de terceiros mencionados na denúncia e impedido o acesso à informação ou investigação por pessoas não autorizadas.

F. Confidencialidade

A longo de todo o procedimento será sempre assegurada a confidencialidade e o acesso restrito aos dados relativos à identidade do denunciante, bem como as informações que, direta ou indiretamente, permitam deduzir a sua identidade.

A identidade do denunciante só será divulgada em decorrência de obrigação legal ou decisão judicial.

A divulgação da informação pela KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. será precedida de comunicação escrita ao denunciante que tenha identificado um meio de contacto, a indicar os ponderosos motivos da divulgação dos dados confidenciais em causa, exceto se a prestação dessa informação comprometer as investigações ou processos judiciais relacionados.

G. Proteção de dados pessoais

Todas as comunicações serão tratadas de forma independente e confidencial, garantindo a proteção dos dados pessoais do denunciante.

Todos os dados recolhidos serão tratados exclusivamente no âmbito do tratamento da denúncia.

O tratamento de dados pessoais recolhidos no âmbito do canal de denuncia interna é realizado ao abrigo do disposto no Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, o qual estipula as regras relativas ao tratamento de dados pessoais para efeitos de prevenção, deteção, investigação ou repressão de infrações penais ou de execução de sanções penais.

H. Arquivo

A KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. procede ao registo de todas as denúncias, atribuindo a cada uma um número de ordem sequencial, indicando a respetiva data de receção, de análise e de emissão do respetivo relatório e classificando-a de acordo com o estado do processo em que se encontrar (pendente ou encerrada).

Será pela empresa mantido um registo atualizado das denúncias recebidas e o respetivo arquivo, por um período de 5 anos e, independentemente desse prazo, durante a pendência de processos judiciais ou administrativos relacionados com a denúncia.

I. Proteção dos Denunciantes

A decisão de denúncia deve ser tomada de forma consciente, ponderada e honesta, e pressupõe boa-fé do Denunciante.

É apenas assegurada a proteção ao Denunciante que reporta, de boa-fé, e tendo fundamento sério para crer que as informações denunciadas são, no momento da apresentação da denúncia, verdadeiras.

É igualmente assegurada a proteção de:

• Pessoa singular que auxilie o denunciante no procedimento de denúncia e cujo auxílio deva ser confidencial, incluindo representantes sindicais ou representantes dos trabalhadores;
• Terceiro que esteja ligado ao denunciante, designadamente colega de trabalho ou familiar, e possa ser alvo de retaliação num contexto profissional; e
• Pessoas coletivas ou entidades equiparadas que sejam detidas ou controladas pelo denunciante, para as quais o denunciante trabalhe ou com as quais esteja de alguma forma ligado num contexto profissional.

De salientar que aquele que realiza, de forma intencional, uma denúncia falsa ou simula indícios ou evidências para ser iniciada uma investigação interna, especialmente com o intuito de prejudicar alguém, atua de má-fé e, por isso, não se encontra protegido pelo presente procedimento, podendo ser responsabilizado disciplinar, penal e civilmente pela sua conduta.

A empresa assegura a proteção dos denunciantes, consagrando medidas que, se violadas, poderão, além da responsabilidade prevista na lei, conduzir à sua responsabilização civil e obrigação de indemnização pelos danos causados.

Todas as formas de retaliação são proibidas, sejam elas evidentes ou subtis, como sanções, atos de perseguição ou discriminação, direta ou indireta. Desta maneira, com o objetivo de auxiliar na compreensão e identificação de situações que possam representar retaliação, são apresentados alguns exemplos de atos que, se ocorridos no prazo de dois anos a contar da apresentação da denúncia, poderão configurar a prática de atos de retaliação:

a) Alterações das condições de trabalho, tais como funções, horário, local de trabalho ou retribuição, não promoção do trabalhador ou incumprimento de deveres laborais;
b) Suspensão de contrato de trabalho;
c) Avaliação negativa de desempenho ou referência negativa para fins de emprego;
d) Não conversão de um contrato de trabalho a termo num contrato sem termo, sempre que o trabalhador tivesse expectativas legítimas nessa conversão;
e) Não renovação de um contrato de trabalho a termo;
f) Despedimento;
g) Inclusão numa lista, com base em acordo à escala setorial, que possa levar à impossibilidade de, no futuro, o denunciante encontrar emprego no setor ou indústria em causa; e
h) Resolução de contrato de fornecimento ou de prestação de serviços.
i) A sanção disciplinar aplicada ao denunciante ou por um colega de trabalho do denunciante que o auxilie no procedimento de denúncia até dois anos após a mesma ou da sua divulgação pública presume-se abusiva.

Índice

A. Introdução………………………………………………………………………………………3
B. Denunciantes ........................................................................................................ 3
C. Infrações ..................................................................................................................4
D. Canal de Denúncia ..............................................................................................5
E. Procedimento ........................................................................................................6
F. Confidencialidade ................................................................................................7
G. Proteção de dados pessoais ...........................................................................7
H. Arquivo ....................................................................................................................8
I. Proteção de Denunciantes .................................................................................8

A. Introdução

O presente regulamento define os procedimentos e regras a adotar em matéria de comunicação, receção, seguimento e arquivo de denúncias de infrações praticadas na empresa, ou através da empresa KÜHNE + NAGEL, S.A..

Os procedimentos alinham as práticas da KÜHNE + NAGEL, S.A. com o Regime Geral de Proteção dos Denunciantes, previsto pela Lei n.º 93/2021 de 20 de dezembro, assegurando uma proteção eficaz dos denunciantes.

O canal de denúncia interna permite a apresentação e o seguimento seguros de denúncias, garantindo a exaustividade, integridade e conservação das mesmas, a confidencialidade da identidade do denunciante ou o anonimato do denunciante, e a confidencialidade da identidade de terceiros mencionados na denúncia.

A KÜHNE + NAGEL, S.A. é uma organização responsável que se rege por elevados padrões éticos, entendendo que a denúncia de eventuais infrações praticadas na empresa ou através da mesma se afigura essencial ao seu sucesso e reputação.

B. Denunciantes

Têm legitimidade para recorrer ao canal de denúncia interna da KÜHNE + NAGEL, S.A., enquanto “Denunciantes”:

• Trabalhadores;
• Prestadores de serviços, contratantes, subcontratantes, fornecedores e quaisquer pessoas que atuem sob sua supervisão ou direção;
• Titulares de participações sociais e as pessoas pertencentes a órgãos de administração ou de gestão ou a órgãos fiscais ou de supervisão de pessoas coletivas, incluindo membros não executivos; e
• Voluntários e estagiários.

C. Infrações

Consideram-se “infrações” suscetíveis de serem denunciadas através do canal de denúncia implementado todos os atos ou omissões, contrários à lei, referentes aos domínios de:

• Contratação pública;
• Serviços, produtos e mercados financeiros e prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo;
• Segurança e conformidade dos produtos;
• Segurança dos transportes;
• Proteção do ambiente;
• Proteção contra radiações e segurança nuclear;
• Segurança dos alimentos para consumo humano e animal;
• Saúde animal e bem-estar animal;
• Saúde pública;
• Defesa do consumidor;
• Proteção da privacidade e dos dados pessoais e segurança da rede e dos sistemas de informação;
• Fraude e quaisquer outras atividades ilegais lesivas dos interesses financeiros;
• Regras do mercado interno, incluindo as regras de concorrência e auxílios estatais, bem como as regras de fiscalidade societária;
• Casos de criminalidade violenta, especialmente violenta e altamente organizada; e
• Casos de criminalidade organizada e económico-financeira (crimes de corrupção, recebimento indevido de vantagem, participação económica em negócio, peculato, tráfico de influência, branqueamento de capitais).

As denúncias apresentadas através do canal de denúncia que excedam este âmbito não estão abrangidas pela proteção prevista no Regime Geral de Proteção dos Denunciantes, previsto pela Lei n.º 93/2021 de 20 de dezembro, nem seguem os procedimentos legalmente estabelecidos para efeitos de receção e seguimento das denúncias.
O Denunciante poderá também fazer uso do canal de denúncia interna da KÜHNE + NAGEL, S.A. para reportar atos de que tenha conhecimento, praticados no seio da empresa, respeitantes a infrações que excedam o âmbito das matérias abrangidas pela proteção (por exemplo: assédio, discriminação, conflito de interesses, perseguição ou violação de regras previstas no Código de Conduta e que não digam respeito às matérias elencadas supra. Nestes casos, a KÜHNE + NAGEL, S.A. promoverá igualmente o adequado seguimento de tais denúncias, proibindo retaliações sobre o denunciante, desde que este tenha atuado de boa-fé.

As denúncias apresentadas através do canal de denúncia, poderão incluir infrações já cometidas, que estejam a ser praticadas ou cuja prática se possa razoavelmente prever, bem como tentativas de ocultação de tais infrações.

A denúncia de uma infração pode ter por fundamento informações obtidas numa relação profissional entretanto cessada, bem como durante o processo de recrutamento ou durante outra fase de negociação pré-contratual de uma relação profissional constituída ou não.

D. Canal de Denúncia

A denúncia de uma infração deverá ser efetuada através de apresentação de comunicação escrita remetida pela ferramenta disponível online, através do link: https://secure.ethicspoint.eu/domain/media/pteu/gui/107315/index.html.

Todas as denúncias deverão ser submetidas através do canal de denúncia que, para efeitos de receção, será operado externamente. No entanto, o seguimento das denúncias será operado internamente pelo responsável do canal de denúncia, designado para o efeito pela KÜHNE + NAGEL, S.A..

No caso de serem denunciados factos que envolvam a participação do responsável do canal de denúncia, como suspeito da prática da infração, será dado conhecimento da denúncia ao Conselho de Administração e designada a pessoa ou serviço que dará devido seguimento à denúncia internamente, desenvolvendo-se todo o procedimento interno de investigação sem a participação do suspeito, sem prejuízo do direito ao contraditório que este poderá exercer no momento próprio para o efeito.

E. Procedimento

Após a apresentação da denúncia, a KÜHNE + NAGEL, S.A. dispõe do prazo de 7 dias para proceder à notificação ao Denunciante da sua receção, desde que este tenha identificado na denúncia, pelo menos, um contacto (endereço de e-mail ou morada).

A KÜHNE + NAGEL, S.A. ficará responsável pelo seguimento da denúncia, praticando todos os atos internos que se revelarem adequados à verificação do alegado na denúncia e, se for caso disso, à cessação da infração denunciada, através da abertura de um inquérito interno ou da comunicação à autoridade competente (Ministério Público, órgão de polícia criminal, autarquias locais, entre outros) para investigação da factualidade denunciada.

A KÜHNE + NAGEL, S.A. comunica ao Denunciante, de forma fundamentada, e no prazo de 3 meses a contar da receção da denúncia, as medidas previstas e adotadas para o seu seguimento.

O Denunciante pode requerer, a qualquer momento, à KÜHNE + NAGEL, S.A. que lhe seja dado conhecimento do resultado da análise efetuada à denúncia, no prazo de 15 dias após a conclusão do processo.

De salientar que a empresa apenas está obrigada ao cumprimento das notificações ao Denunciante, nos prazos estabelecidos, se forem dados a conhecer contactos para o efeito. Em caso de denúncia anónima sem o fornecimento de qualquer contacto para efeito de notificação, não serão realizadas as mencionadas comunicações.

Em todo o procedimento será sempre garantida a exaustividade, integridade e conservação da denúncia, a confidencialidade da identidade ou o anonimato dos denunciantes e a confidencialidade da identidade de terceiros mencionados na denúncia e impedido o acesso à informação ou investigação por pessoas não autorizadas.

F. Confidencialidade

A longo de todo o procedimento será sempre assegurada a confidencialidade e o acesso restrito aos dados relativos à identidade do denunciante, bem como as informações que, direta ou indiretamente, permitam deduzir a sua identidade.

A identidade do denunciante só será divulgada em decorrência de obrigação legal ou decisão judicial.

A divulgação da informação pela KÜHNE + NAGEL, S.A. será precedida de comunicação escrita ao denunciante que tenha identificado um meio de contacto, a indicar os ponderosos motivos da divulgação dos dados confidenciais em causa, exceto se a prestação dessa informação comprometer as investigações ou processos judiciais relacionados.

G. Proteção de dados pessoais

Todas as comunicações serão tratadas de forma independente e confidencial, garantindo a proteção dos dados pessoais do denunciante.

Todos os dados recolhidos serão tratados exclusivamente no âmbito do tratamento da denúncia.

O tratamento de dados pessoais recolhidos no âmbito do canal de denuncia interna é realizado ao abrigo do disposto no Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, o qual estipula as regras relativas ao tratamento de dados pessoais para efeitos de prevenção, deteção, investigação ou repressão de infrações penais ou de execução de sanções penais.

H. Arquivo

A KÜHNE + NAGEL, S.A. procede ao registo de todas as denúncias, atribuindo a cada uma um número de ordem sequencial, indicando a respetiva data de receção, de análise e de emissão do respetivo relatório e classificando-a de acordo com o estado do processo em que se encontrar (pendente ou encerrada).

Será pela empresa mantido um registo atualizado das denúncias recebidas e o respetivo arquivo, por um período de 5 anos e, independentemente desse prazo, durante a pendência de processos judiciais ou administrativos relacionados com a denúncia.

I. Proteção dos Denunciantes

A decisão de denúncia deve ser tomada de forma consciente, ponderada e honesta, e pressupõe boa-fé do Denunciante.

É apenas assegurada a proteção ao Denunciante que reporta, de boa-fé, e tendo fundamento sério para crer que as informações denunciadas são, no momento da apresentação da denúncia, verdadeiras.

É igualmente assegurada a proteção de:

• Pessoa singular que auxilie o denunciante no procedimento de denúncia e cujo auxílio deva ser confidencial, incluindo representantes sindicais ou representantes dos trabalhadores;
• Terceiro que esteja ligado ao denunciante, designadamente colega de trabalho ou familiar, e possa ser alvo de retaliação num contexto profissional; e
• Pessoas coletivas ou entidades equiparadas que sejam detidas ou controladas pelo denunciante, para as quais o denunciante trabalhe ou com as quais esteja de alguma forma ligado num contexto profissional.

De salientar que aquele que realiza, de forma intencional, uma denúncia falsa ou simula indícios ou evidências para ser iniciada uma investigação interna, especialmente com o intuito de prejudicar alguém, atua de má-fé e, por isso, não se encontra protegido pelo presente procedimento, podendo ser responsabilizado disciplinar, penal e civilmente pela sua conduta.

A empresa assegura a proteção dos denunciantes, consagrando medidas que, se violadas, poderão, além da responsabilidade prevista na lei, conduzir à sua responsabilização civil e obrigação de indemnização pelos danos causados.

Todas as formas de retaliação são proibidas, sejam elas evidentes ou subtis, como sanções, atos de perseguição ou discriminação, direta ou indireta. Desta maneira, com o objetivo de auxiliar na compreensão e identificação de situações que possam representar retaliação, são apresentados alguns exemplos de atos que, se ocorridos no prazo de dois anos a contar da apresentação da denúncia, poderão configurar a prática de atos de retaliação:
a) Alterações das condições de trabalho, tais como funções, horário, local de trabalho ou retribuição, não promoção do trabalhador ou incumprimento de deveres laborais;
b) Suspensão de contrato de trabalho;
c) Avaliação negativa de desempenho ou referência negativa para fins de emprego;
d) Não conversão de um contrato de trabalho a termo num contrato sem termo, sempre que o trabalhador tivesse expectativas legítimas nessa conversão;
e) Não renovação de um contrato de trabalho a termo;
f) Despedimento;
g) Inclusão numa lista, com base em acordo à escala setorial, que possa levar à impossibilidade de, no futuro, o denunciante encontrar emprego no setor ou indústria em causa; e
h) Resolução de contrato de fornecimento ou de prestação de serviços.
i) A sanção disciplinar aplicada ao denunciante ou por um colega de trabalho do denunciante que o auxilie no procedimento de denúncia até dois anos após a mesma ou da sua divulgação pública presume-se abusiva.

Index
1. Introduction....................................................................................................................3
2. Whistleblowers .............................................................................................................3
3. Infringements ................................................................................................................4
4. Whistleblowing Channel ..........................................................................................5
5. Procedure ......................................................................................................................6
6. Confidentiality .............................................................................................................7
7. Protection of personal data ...................................................................................7
8. Archive ...........................................................................................................................8
9. Whistleblower Protection .......................................................................................8

1. Introduction

This Regulation sets the procedures and rules to be adopted regarding the communication, receipt, follow-up and filing of reports of infringements committed within or through KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A.

The procedures align the practices of KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. with the General Regime for the Protection of Whistleblowers, provided for by Portuguese Law no. 93/2021 of 20 December, ensuring effective protection of whistleblowers.

The internal whistleblowing channel allows the safe submission and follow-up of reports, ensuring their completeness, integrity and conservation, the confidentiality of the whistleblower's identity or the anonymity of the whistleblower, and the confidentiality of the identity of third parties mentioned in the report.

KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. is a responsible organization governed by high ethical standards, understanding that the report of possible infractions committed in or through the company it is essential to its success and reputation.

2. Whistleblowers

"Whistleblowers" having the legitimacy to use the internal whistleblowing channel of KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. all are all individuals as listed below:

1. Workers;
2. Service providers, contractors, subcontractors, suppliers and any person acting under their supervision or direction;
3. shareholders and persons belonging to administrative or management bodies or to fiscal or supervisory bodies of legal persons, including non-executive members; and
4. Volunteers and interns.

3. Infractions

"Infractions" that are considered likely to be reported through the whistleblowing channel, are all acts or omissions, contrary to the law, relating to the areas of:

1. Public procurement;
2. financial services, products and markets and prevention of money laundering and terrorist financing;
3. Product safety and compliance;
4. Transport safety;
5. Protection of the environment;
6. Radiation protection and nuclear safety;
7. food and feed safety;
8. Animal health and animal welfare;
9. Public health;
10. Consumer protection;
11. Protection of privacy and personal data and security of network and information systems;
12. Fraud and any other illegal activities detrimental to financial interests;
13. internal market rules, including competition and State aid rules, as well as corporate tax rules;
14. Cases of violent crime, especially violent and highly organized; and
15. Cases of organized and economic-financial crime (crimes of corruption, improper receipt of advantage, economic participation in business, embezzlement, influence peddling, money laundering).

Complaints submitted through the whistleblowing channel that exceed this scope are not covered by the protection provided in the General Regime for the Protection of Whistleblowers, provided for by Portuguese Law no. 93/2021 of 20 December, nor do they follow the procedures legally established for the purpose of receiving and following up on complaints.
The Whistleblower may also make use of the internal whistleblowing channel of KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. to report acts of which they are aware, committed within the company, concerning infringements that go beyond the scope of the matters covered by the protection, for example: harassment, discrimination, conflict of interest, persecution or violation of rules provided for in the Code of Conduct and that do not concern the matters listed above. In these cases, KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. will also promote the appropriate follow-up of such complaints, prohibiting retaliation against the Whistleblower, provided that the latter has acted in good faith.

Reports submitted through the whistleblowing channel may include offences already committed, being committed or reasonably expected to be committed, as well as attempts to conceal such offences.

The denunciation of an infringement may be based on information obtained in a professional relationship that has since ceased, as well as during the recruitment process or during another stage of pre-contractual negotiation of a professional relationship that has been formed or not.

4. Whistleblowing Channel

The report of an infringement must be made through the presentation of a written communication sent by the tool available online, through the link: https://secure.ethicspoint.eu/domain/media/en/gui/107315/index.html.

All reports must be submitted through the whistleblowing channel which will be operated externally for their receipt. However, the follow-up of complaints will be operated internally by the person in charge of the whistleblowing channel, designated for this purpose by KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A.

In the event that facts involving the participation of the person in charge of the whistleblowing channel as a suspect of the commission of the offense are reported, the complaint will be made known to the Board of Directors and the appointed person or external provider that will duly follow up the complaint internally will be designated, developing the entire internal investigation procedure without the participation of the suspect, without prejudice to the right to an adversarial hearing may exercise at the appropriate time for that purpose.

5. Procedure

Following the filing of the complaint, KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. has 7 days to notify the Whistleblower of its receipt, provided that the complainant has provided at least one contact (e-mail address or address) in the report.

KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. will be responsible for the follow-up of the complaint, carrying out all the internal acts that prove appropriate to the verification of the alleged in the complaint and, where appropriate, to the cessation of the reported infringement, through the opening of an internal investigation or the communication to the competent authority (Public Prosecutor's Office, criminal police body, local authorities, among others) to investigate the facts denounced.

KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. communicates to the Whistleblower, in a reasoned manner, and within 3 months of receipt of the report, the measures planned and adopted for its follow-up.

The Whistleblower may at any time request KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. to be informed of the outcome of the examination of the complaint within 15 days of the conclusion of the proceedings.
It should be noted that the company is only obliged to comply with the notifications to the Whistleblower, within the established deadlines, if contacts are made known for this purpose. In case of anonymous denunciation without the provision of any contact for the purpose of notification, the aforementioned communications will not be made.

Throughout the procedure, the completeness, integrity and preservation of the report will always be guaranteed, the confidentiality of the identity or anonymity of the whistleblowers and the confidentiality of the identity of third parties mentioned in the report and prevented access to information or investigation by unauthorized persons.

6. Confidentiality

Throughout the procedure, confidentiality and restricted access to data relating to the identity of the whistleblower will always be ensured, as well as information that, directly or indirectly, allows the deduction of his identity.

The identity of the whistleblower will only be disclosed as a result of legal obligation or court decision.

Disclosure of information by KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. shall be preceded by a written communication to the reporting person who has identified a means of contact, indicating the weighty reasons for the disclosure of the confidential data concerned, unless the provision of such information would jeopardize related investigations or legal proceedings.

7. Protection of personal data

All communications will be treated independently and confidentially, ensuring the protection of the whistleblower's personal data.

All data collected will be processed exclusively within the scope of the processing of the complaint.

The processing of personal data collected within the scope of the internal whistleblowing channel is carried out under the provisions of the European General Regulation on Data Protection, which stipulates the rules relating to the processing of personal data for the purposes of prevention, detection, investigation or prosecution of criminal offences or the execution of criminal sanctions.

8. Archive

KUEHNE + NAGEL IT SERVICES, S.A. registers all complaints, assigning each one a sequential order number, indicating the respective date of receipt, analysis and issuance of the respective report and classifying it according to the status of the case in which it is (pending or closed).

The company will keep an updated record of the complaints received and the respective file, for a period of 5 years and, regardless of that period, during the pendency of judicial or administrative proceedings related to the complaint.

9. Whistleblower Protection

The decision to report must be made conscientiously, thoughtfully, and honestly, and assumes good faith on the part of the Whistleblower.

The protection of the Whistleblower who reports in good faith and has serious grounds to believe that the information reported is, at the time of filing the report, true, is ensured.

The protection of the following is also ensured:

1. a natural person who assists the reporting person in the complaint procedure and whose assistance must be confidential, including trade union representatives or workers' representatives;
2. Third party who is linked to the whistleblower, namely a co-worker or family member, and may be the target of retaliation in a professional context; and
3. Legal persons or similar entities that are owned or controlled by the reporting person, for which the reporting person works or with which he or she is in any way connected in a professional context.

It should be noted that anyone who intentionally makes a false report or simulates evidence or evidence to initiate an internal investigation, especially with the intention of harming someone, acts in bad faithis therefore not protected by this procedure and may be held liable disciplinarily, criminally and civilly for his conduct.

The company ensures the protection of whistleblowers, enshrining measures that, if violated, may, in addition to the liability provided for by law, lead to their civil liability and obligation to compensate for the damages caused.

All forms of retaliation are prohibited, whether overt or subtle, such as sanctions, acts of persecution or discrimination, direct or indirect. Thus, in order to assist in the understanding and identification of situations that may represent retaliation, some examples of acts are presented that, if occurring within two years from the filing of the complaint, may constitute the practice of retaliatory acts:

1. Changes in working conditions, such as functions, schedule, workplace or remuneration, non-promotion of the worker or non-compliance with work duties;
2. Suspension of employment contract;
3. Negative performance evaluation or negative reference for employment purposes;
4. non-conversion of a fixed-term employment contract into an open-ended contract, where the employee had legitimate expectations of such conversion;
5. non-renewal of a fixed-term employment contract;
6. Dismissal;
7. inclusion in a list, on the basis of a sector-wide agreement, which may lead to the reporting person not being able to find employment in the sector or industry concerned in the future; and
8. Termination of supply or service contract.
9. The disciplinary sanction imposed on the whistleblower or by a co-worker of the whistleblower who assists him in the reporting procedure up to two years after the report or its public disclosure is presumed to be abusive.

Index
1. Introduction...................................................................................................................3
2. Whistleblowers ............................................................................................................3
3. Infringements ...............................................................................................................4
4. Whistleblowing Channel ..........................................................................................5
5. Procedure ......................................................................................................................6
6. Confidentiality .............................................................................................................7
7. Protection of personal data ...................................................................................7
8. Archive ............................................................................................................................8
9. Whistleblower Protection ........................................................................................8

1. Introduction

This Regulation sets the procedures and rules to be adopted regarding the communication, receipt, follow-up and filing of reports of infringements committed within or through KÜHNE + NAGEL, S.A.

The procedures align the practices of KÜHNE + NAGEL, S.A. with the General Regime for the Protection of Whistleblowers, provided for by Portuguese Law no. 93/2021 of 20 December, ensuring effective protection of whistleblowers.

The internal whistleblowing channel allows the safe submission and follow-up of reports, ensuring their completeness, integrity and conservation, the confidentiality of the whistleblower's identity or the anonymity of the whistleblower, and the confidentiality of the identity of third parties mentioned in the report.

KÜHNE + NAGEL, S.A. is a responsible organization governed by high ethical standards, understanding that the report of possible infractions committed in or through the company it is essential to its success and reputation.

2. Whistleblowers

"Whistleblowers" having the legitimacy to use the internal whistleblowing channel of KÜHNE + NAGEL, S.A. all are all individuals as listed below:

1. Workers;
2. Service providers, contractors, subcontractors, suppliers and any person acting under their supervision or direction;
3. shareholders and persons belonging to administrative or management bodies or to fiscal or supervisory bodies of legal persons, including non-executive members; and
4. Volunteers and interns.

3. Infractions

"Infractions" that are considered likely to be reported through the whistleblowing channel, are all acts or omissions, contrary to the law, relating to the areas of:

1. Public procurement;
2. financial services, products and markets and prevention of money laundering and terrorist financing;
3. Product safety and compliance;
4. Transport safety;
5. Protection of the environment;
6. Radiation protection and nuclear safety;
7. food and feed safety;
8. Animal health and animal welfare;
9. Public health;
10. Consumer protection;
11. Protection of privacy and personal data and security of network and information systems;
12. Fraud and any other illegal activities detrimental to financial interests;
13. internal market rules, including competition and State aid rules, as well as corporate tax rules;
14. Cases of violent crime, especially violent and highly organized; and
15. Cases of organized and economic-financial crime (crimes of corruption, improper receipt of advantage, economic participation in business, embezzlement, influence peddling, money laundering).

Complaints submitted through the whistleblowing channel that exceed this scope are not covered by the protection provided in the General Regime for the Protection of Whistleblowers, provided for by Portuguese Law no. 93/2021 of 20 December, nor do they follow the procedures legally established for the purpose of receiving and following up on complaints.
The Whistleblower may also make use of the internal whistleblowing channel of KÜHNE + NAGEL, S.A. to report acts of which they are aware, committed within the company, concerning infringements that go beyond the scope of the matters covered by the protection, for example: harassment, discrimination, conflict of interest, persecution or violation of rules provided for in the Code of Conduct and that do not concern the matters listed above. In these cases, KÜHNE + NAGEL, S.A. will also promote the appropriate follow-up of such complaints, prohibiting retaliation against the Whistleblower, provided that the latter has acted in good faith.

Reports submitted through the whistleblowing channel may include offences already committed, being committed or reasonably expected to be committed, as well as attempts to conceal such offences.

The denunciation of an infringement may be based on information obtained in a professional relationship that has since ceased, as well as during the recruitment process or during another stage of pre-contractual negotiation of a professional relationship that has been formed or not.

4. Whistleblowing Channel

The report of an infringement must be made through the presentation of a written communication sent by the tool available online, through the link: https://secure.ethicspoint.eu/domain/media/en/gui/107315/index.html.

All reports must be submitted through the whistleblowing channel which will be operated externally for their receipt. However, the follow-up of complaints will be operated internally by the person in charge of the whistleblowing channel, designated for this purpose by KÜHNE + NAGEL, S.A.

In the event that facts involving the participation of the person in charge of the whistleblowing channel as a suspect of the commission of the offense are reported, the complaint will be made known to the Board of Directors and the appointed person or external provider that will duly follow up the complaint internally will be designated, developing the entire internal investigation procedure without the participation of the suspect, without prejudice to the right to an adversarial hearing may exercise at the appropriate time for that purpose.

5. Procedure

Following the filing of the complaint, KÜHNE + NAGEL, S.A. has 7 days to notify the Whistleblower of its receipt, provided that the complainant has provided at least one contact (e-mail address or address) in the report.

KÜHNE + NAGEL, S.A. will be responsible for the follow-up of the complaint, carrying out all the internal acts that prove appropriate to the verification of the alleged in the complaint and, where appropriate, to the cessation of the reported infringement, through the opening of an internal investigation or the communication to the competent authority (Public Prosecutor's Office, criminal police body, local authorities, among others) to investigate the facts denounced.

KÜHNE + NAGEL, S.A. communicates to the Whistleblower, in a reasoned manner, and within 3 months of receipt of the report, the measures planned and adopted for its follow-up.

The Whistleblower may at any time request KÜHNE + NAGEL, S.A. to be informed of the outcome of the examination of the complaint within 15 days of the conclusion of the proceedings.

It should be noted that the company is only obliged to comply with the notifications to the Whistleblower, within the established deadlines, if contacts are made known for this purpose. In case of anonymous denunciation without the provision of any contact for the purpose of notification, the aforementioned communications will not be made.

Throughout the procedure, the completeness, integrity and preservation of the report will always be guaranteed, the confidentiality of the identity or anonymity of the whistleblowers and the confidentiality of the identity of third parties mentioned in the report and prevented access to information or investigation by unauthorized persons.

6. Confidentiality

Throughout the procedure, confidentiality and restricted access to data relating to the identity of the whistleblower will always be ensured, as well as information that, directly or indirectly, allows the deduction of his identity.

The identity of the whistleblower will only be disclosed as a result of legal obligation or court decision.

Disclosure of information by KÜHNE + NAGEL, S.A. shall be preceded by a written communication to the reporting person who has identified a means of contact, indicating the weighty reasons for the disclosure of the confidential data concerned, unless the provision of such information would jeopardize related investigations or legal proceedings.

7. Protection of personal data

All communications will be treated independently and confidentially, ensuring the protection of the whistleblower's personal data.

All data collected will be processed exclusively within the scope of the processing of the complaint.

The processing of personal data collected within the scope of the internal whistleblowing channel is carried out under the provisions of the European General Regulation on Data Protection, which stipulates the rules relating to the processing of personal data for the purposes of prevention, detection, investigation or prosecution of criminal offences or the execution of criminal sanctions.

8. Archive

KÜHNE + NAGEL, S.A. registers all complaints, assigning each one a sequential order number, indicating the respective date of receipt, analysis and issuance of the respective report and classifying it according to the status of the case in which it is (pending or closed).

The company will keep an updated record of the complaints received and the respective file, for a period of 5 years and, regardless of that period, during the pendency of judicial or administrative proceedings related to the complaint.

9. Whistleblower Protection

The decision to report must be made conscientiously, thoughtfully, and honestly, and assumes good faith on the part of the Whistleblower.

The protection of the Whistleblower who reports in good faith and has serious grounds to believe that the information reported is, at the time of filing the report, true, is ensured.

The protection of the following is also ensured:

1. a natural person who assists the reporting person in the complaint procedure and whose assistance must be confidential, including trade union representatives or workers' representatives;
2. Third party who is linked to the whistleblower, namely a co-worker or family member, and may be the target of retaliation in a professional context; and
3. Legal persons or similar entities that are owned or controlled by the reporting person, for which the reporting person works or with which he or she is in any way connected in a professional context.

It should be noted that anyone who intentionally makes a false report or simulates evidence or evidence to initiate an internal investigation, especially with the intention of harming someone, acts in bad faithis therefore not protected by this procedure and may be held liable disciplinarily, criminally and civilly for his conduct.

The company ensures the protection of whistleblowers, enshrining measures that, if violated, may, in addition to the liability provided for by law, lead to their civil liability and obligation to compensate for the damages caused.

All forms of retaliation are prohibited, whether overt or subtle, such as sanctions, acts of persecution or discrimination, direct or indirect. Thus, in order to assist in the understanding and identification of situations that may represent retaliation, some examples of acts are presented that, if occurring within two years from the filing of the complaint, may constitute the practice of retaliatory acts:

1. Changes in working conditions, such as functions, schedule, workplace or remuneration, non-promotion of the worker or non-compliance with work duties;
2. Suspension of employment contract;
3. Negative performance evaluation or negative reference for employment purposes;
4. non-conversion of a fixed-term employment contract into an open-ended contract, where the employee had legitimate expectations of such conversion;
5. non-renewal of a fixed-term employment contract;
6. Dismissal;
7. inclusion in a list, on the basis of a sector-wide agreement, which may lead to the reporting person not being able to find employment in the sector or industry concerned in the future; and
8. Termination of supply or service contract.
9. The disciplinary sanction imposed on the whistleblower or by a co-worker of the whistleblower who assists him in the reporting procedure up to two years after the report or its public disclosure is presumed to be abusive.